Kurumsal Otomasyon Sistemi

Kurumsal otomasyon sistemi, genellikle bir şirketin işini daha verimli hale getirmek amacıyla yazılım kullanmayı ifade etmek için kullanılan bir terimdir. Aynı işi yapmaya devam etmenizi sağlayan kurumsal otomasyon sistemi pek çok konuda kolaylık sağlamak için geliştirilen ERP yazılımlarına dayanır.

Şirket faaliyetleri ne olursa olsun iş yükünü azaltan ve kontrollü bir şekilde ilerlemenizi sağlayan ERP yazılımları stok kontrolünden çalışanların performanslarına kadar farklı konuları takip edip, analizlerden yola çıkarak şirket için doğru kararlar almanızı sağlar. N2Mobil ERP sistemi ise stok kontrolü başta olmak üzere, performans yönetimi, sözleşme takibi, akıllı yönetim paneli kullanımı ve ajanda yönetimi özellikleriyle tüm işleyişe hakim olmanıza ve kesin bilgilerle çalışmanıza olanak tanır.

Prensip olarak, herhangi bir şirket, uygulamalar aracılığıyla iş süreçlerini optimize edebilir ve otomatikleştirebilir. Bu, endüstri veya konum gibi şeylerden bağımsızdır. Kuruluşunuzdaki süreçlerinizi önceden planladıysanız ve buna dayalı olarak otomatik süreçlere sahipseniz, daha karmaşık eylemleri otomatikleştirmek isteyebilirsiniz. Henüz bu aşamaya gelmemiş şirketler için öncelikle hangi süreçlerin hızlı bir şekilde otomatikleştirilebileceğini görmek daha uygundur.

ERP Nedir? Ne İşe Yarar?

ERP yazılımları, şirketlerin birçok alanda iş süreçlerini otomatikleştirmelerine ve daha verimli hale getirmelerine destek olur. Her türlü işletme üzerindeki baskı yıldan yıla artmaktadır. Küreselleşen pazarlar, artan müşteri talepleri ve dijitalleşmenin zorlukları işletmeleri etkilemeye devam eden etkenler arasındadır.

Ayrıca, profesyonel sıkıntısı, tedarik süreçleri ve şirketlerin uyum sağlaması gereken iklim değişikliğinin etkileri de vardır. Bu süreçte verimli çalışmak ve ham maddeleri sürdürülebilir şekilde kullanmak çok önemlidir ve bu nedenle ön planda tutulmaktadır. ERP yazılımı ile şirketler iş süreçlerini otomatikleştirebilir ve böylece kapasitelerini daha verimli kullanarak tasarruf edebilirler. Doğru ERP’yi seçerken nelerin önemli olduğu ve böyle bir sistem kullanılarak hangi iş süreçlerinin kolaylıkla otomatikleştirilebileceği de önemlidir.

Kurumsal Otomasyon Sistemi Neden Kullanılmalı?

Şirketler, genel anlamda daha verimli çalışmalarını ve kaynakları doğru bir şekilde kullanmalarını gerektiren birçok zorlukla karşı karşıyadır. Şirketlere çok fazla enerji ve zamana mal olan genellikle basit ve yinelenen süreçlerdir. Bunu akıllı bir yazılım çözümü aracılığıyla otomatikleştirmek, çalışanları büyük ölçüde rahatlatır ve daha önemli ve karlı faaliyetler için alan ve zaman yaratır.

Bir şirketin hangi sektörde yer aldığı önemli değildir. Özellikle birçok idari süreç genellikle çok zaman alır ve otomatikleştirilmesi nispeten kolaydır. Ancak depolama, üretim, satış, pazarlama veya müşteri hizmetlerinde birçok iş süreci BT sistemleri tarafından devralınabilir.

Başarılı ve karlı otomasyonun temeli, merkezinde mükemmel ERP yazılımı bulunan sağlam bir BT ortamıdır. Bu kesinlikle kendi şirketinize uygun olmalı ve yazılım tarafında mevcut süreçleri haritalandırabilmelidir.

Kurumsal otomasyon sistemine ihtiyacınız olup olmadığını anlamak için şu soruları yanıtlamanız gerekir:

• Otomasyon iş yükünün azaltılmasına katkıda bulunabilir mi?
• Otomasyon yoluyla teslimat güvenilirliğinizi/müşteri memnuniyetini artırabilir misiniz?
• Şirketinizde zaman alan ancak yazılımla kolayca yürütülebilen süreçler var mı?
• Şirketinizde faturaları yeniden hesaplamak gibi çok fazla iş tekrarı var mı?

Bu sorulardan herhangi birinin yanıtı “evet” ise ERP yazılımı sayesinde iş süreçlerinin yönetimini, tekrarlayan sıkıcı ve zaman alan işleri daha kolay bir şekilde tamamlamanız mümkündür.

ERP Yazılımı İş Otomasyonunu Nasıl Destekler?

Bir ERP yazılımı öncelikle bir şirketin tüm süreçlerini dijital olarak haritalandırır ve verileri merkezi bir veri tabanında birleştirir. Tüm çalışma süreçleri ortak erişime sahiptir, bu da zorunlu olarak birçok sürecin önemli ölçüde kısaltılabilmesini sağlar. Ayrıca ERP yazılımı, fonksiyonları ile birçok yerde otomatikleştirilmiş süreçleri destekler.

Bu otomasyonlar tüm iş seviyelerinde bulunabilir. Örneğin, depodan yapılan ürün çekme işlemleri, insan müdahalesi olmadan ilgili yeni bir sipariş oluşmasını sağlayabilir. Bu tür otomasyonlar sadece kontrol faaliyetlerini üstlenir. Bir tedarikçinin tedarik sorunu olması durumunda bile sistem önceden tanımlanmış kurallara göre bağımsız olarak alternatif tedarikçiler arayabilir ve bir satın alma siparişi oluşturabilir.

Bir şirketin tüm verilerinin bir araya geldiği ortak veri tabanının daha birçok avantajı vardır. Belgeler yalnızca bir kez girilir ve geçerli bir sürümde yetkili tüm kişiler tarafından kullanılabilir. Bu sistem sayesinde, farklı bilgi düzeylerinden ve yanlış aktarımdan kaynaklanan hatalar minimuma iner.

Kurumsal Otomasyon Sistemlerinin Avantajları

Belirli iş süreçlerini otomatikleştirmek için birçok iyi neden vardır. Özellikle daha verimli çalışma şekli ele alındığında günümüzde neredeyse tüm şirketler belirli süreçlerin otomasyon sayesinde yönetilmesi konusunda hemfikirdir. Çünkü tüm yönetim görevlerini manuel olarak gerçekleştirmek çok zaman alıcıdır.

Örneğin, müşterilere posta yoluyla reklam göndermek istiyorsanız, zarfları manuel olarak adreslemek verimsizdir. Yazılım sistemleri, zarfların otomatik olarak etiketlenmesine izin verir. Aynı zamanda ön yazılar insan emeğinin müdahalesi olmadan kişiselleştirilebilir.

Mail otomasyonu, hemen hemen tüm işletmeler tarafından kullanılan ve temel kelime işlem yazılımlarında zaten bulunan küçük bir otomatizmdir. Ancak bu örnek, iş süreci otomasyonunun katma değeri için neler sunduğunu çok iyi göstermektedir.

Zarfları manuel olarak etiketlemek için çalışanları atamak yerine, işgücü serbest bırakılır ve daha yaratıcı görevler için kullanılabilir. Bu sayede insanlar makinelerin zaten daha güvenilir ve daha hızlı yapabileceği monoton görevlerden kurtulur. Çalışanlar, uzun vadede kendi işlerini ilerletebilecek ve iş birimlerini genişletebilecek daha yaratıcı süreçlere odaklanabilir.

İş süreçlerini otomatikleştirmenin bir başka avantajı da maliyet tasarruflarını ve süreçlerin güvenliğini artırmaktır. Makineler, basit görevleri önceden tanımlanmış parametrelere göre ve her zaman tutarlı kalite ile gerçekleştirir. Bu aynı zamanda, çalışanların yapabildiğinden çok daha hızlı ve dolayısıyla daha verimli bir şekilde gerçekleşir. Kurumsal otomasyon sisteminin avantajları ise kısaca şöyle sıralanabilir:

• Sabit kalite
• Daha hızlı süreçler
• Tasarruf
• Çalışanlar için daha az monoton görevler
• Süreçlerde güvenlik

İş Süreci Otomasyonu için ERP Yazılımının Özellikleri

ERP yazılımı, günlük iş süreçlerinde çok çeşitli süreçleri otomatikleştirebilir. Odak noktası, özellikle iş süreçlerini otomatikleştiren tüm işlevlerdir. Bireysel departmanlara ve ERP sisteminin bireysel fonksiyonlarının bu alan için sunduğu olanaklar ise şunlardır:

Pazarlama

Pazarlamada birçok süreç otomatikleştirilebilir. Otomasyon, özellikle müşterilerle düzenli iletişim konusunda bu konuda yardımcı olabilir. Belirli periyotlardan sonra müşterilerle bireysel olarak uygun promosyon teklifleri ile otomatik olarak iletişime geçilir. Bu, zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve ayrıca uzun vadede müşteri sadakatini artırır, çünkü müşteri şirketin tüm faaliyetlerinden her zaman haberdar olur.

Muhasebe

Muhasebe ayrıca çok sayıda otomasyon tarafından desteklenmektedir. Şirketteki tüm nakit akışları, ilgili otomasyon sisteminde görülebilir. Dinamik muhasebe otomatik olarak yapılır ve sadece birkaç tıklama ile kolayca aktarılabilir. Hesaplamalar ve değerlendirmeler de otomatik olarak oluşturulabilir ve değiştirilebilir.

Müşteri Servisi

Chatbot’ları kendi web sitelerinizde kullanarak, ilk müşteri soruları otomatik olarak ele alınabilir. Müşteriler hızlı bir şekilde yanıt alır ve ofis personelinin yükü ortadan kalkar. Aynı zamanda müşteri verileri ERP yazılımına aktarılabilmekte ve botun limitlerine ulaşması durumunda müşteriye ilgili desteği oluşturulabilmektedir.

Depo Yönetimi

ERP yazılımı tüm depoyu dijital olarak haritalandırır. Depo yönetimi, sistemin gelen öğeler için mükemmel depolama yerinin belirlenmesini sağlar. Belirli bir öğenin ne zaman daha fazla işleme tabi tutulacağını ve buna göre ne kadar süreyle saklanması gerektiğini dikkate alır. Ek olarak, bir öğenin stok miktarı kritik hale geldiğinde sistem otomatik olarak yeni siparişler oluşturur.

Ajanda Yönetimi

Bu basit bir özellik olsa da hayati önem taşır. Planlanan işler aksamadan yapılır ve bildirilerle günlük planın uygulanmasını, sözleşmelerin yapılmasını sağlayarak iş akışını kolaylaştırır.

Bildiri

ERP yazılımı ile farklı departmanların en önemli KPI’ları hakkında bilgi veren sürekli raporlar oluşturulabilir. Bu raporlama sistemi, raporların düzenli aralıklarla oluşturulması ve değerlendirilmesi için otomatikleştirilebilir. Bu bildirimler yöneticilere tüm kararlar için mükemmel bir temel sağlar ve tüm süreçlerin mevcut performansı hakkında bilgi sunar.

Stok Kontrolü

Depo hakimiyeti ERP yazılımlarında önceliklidir. En önemlisi girdi ve çıktıların hesabını tutar, belirli dönemler yapılan stok sayımı gibi yorucu faaliyetlerin otomatikleşmesini sağladığından büyük ölçüde iş yükü azaltır.

Üretim

Üretimde de çok sayıda süreç otomatikleştirilebilir. Makineler ve sistemler bağımsız olarak çalışır ve ERP sistemine veri sağlar. Bu veriler, malların otomatik üretimi için temel oluşturur. Veriler, performansı izlemek ve hataları proaktif olarak engellemek için kullanılabilir. Bu nedenle bakım ve onarım, verilere dayanmaktadır ve artık deneysel değerlere ve tekrar eden döngülere dayanmamaktadır.

Büyüme

Özellikle pazarlama alanında faaliyet gösteren kurumsal şirketler İK ya da satış departmanlarında otomasyon sistemi kullanarak ek çalışan giderlerinden tasarruf edebilir. otomasyon sistemi hızlı ve doğru çalışacağından süreç hızlanır, ek giderler engellenir ve işi büyütmek için bütçe ayrılmasına olanak tanır.

ERP Sistemi ile İş Süreçlerini Otomatikleştirin

ERP yazılımı ile şirket genelinde iş süreçleri otomatik hale getirilebilir. E-postaları otomatik olarak yanıtlamaktan üretim ve depo yönetimindeki karmaşık süreçlere kadar. Tüm bu otomasyonların katma değeri temsil etmesi ve fiili süreçleri aksatmaması için ERP yazılımının mutlaka kendi şirketinize uygun olması gerekir.

Bu nedenle siz de ERP sistemlerinin çalışan performans analizlerinden stok yönetimine, ajanda planlayıcısından muhasebe yönetimine kadar şirket içi hayati önem taşıyan alanlarda gösterdiği performanstan faydalanmak isterseniz N2MObil’in sunduğu hizmetlerden yararlanabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Kurumsal otomasyon sistemi nasıl çalışır?

Kurumsal otomasyon sistemi, ERP adı verilen yazılım sayesinde gerçekleşir. ERP bahsedilen tüm özellikleri karşılar ve sadece yazılım sayesinde tüm iş sürecinde büyük kolaylıklar sağlar. Her yöneticinin ve çalışanın erişebileceği alanlar farklıdır. Ancak yönetici konumunda olan herkes şirketi hakkında tüm verilere bu ERP yazılımları sayesinde sahip olur.

Kurumsal otomasyon sistemi nerelerde kullanılır?

Kurumsal otomasyon, adından da anlaşılacağı üzere kurumsal olan tüm şirketlerde kullanılır. Ancak otomasyon daha geniş bir alanı kapsar. Örneğin akıllı ev uygulamaları da bir otomasyondur. Ev içinde bulunan tüm akıllı elektroniklerin otomatik olarak tek yerden kontrol edilmesini sağlar. Kurumsal otomasyon sisteminde de şirket içi çalışan performansı, depo analizi, stok kontrolü, plan takibi, muhasebe gereken tüm alanlarda kullanılır.

Kurumsal otomasyon sistemi güvenli mi?

ERP sistemi sadece şirketinizin kullanımına sunulan özel bir yazılımdır. Güvenli ve merkezi bir sistem oluşturarak operasyonel süreçlerin takibini yapmanıza olanak tanır.

CRM ve ERP yazılımlarının benzerlikleri nelerdir?

CRM yazılımı müşteri odaklı bir sistem üzerine kurulmuştur. Müşteri memnuniyetini sağlamak adına özel çözümler üretmek ve müşteri sorunlarının çözüme kavuşmasını hızlandırmak için kullanılır. ERP ise müşteriler için chatbotlar sunar ve sıkça sorulan sorulara hızlı yanıt verir. Bu da müşteri memnuniyetini dolaylı yoldan artırmanın yollarından biridir.

PLC ve Otomasyon sistemi arasındaki fark nedir?

PLC daha çok makine kontrolü sağlamak amacıyla geliştirilen bir kontrol sistemidir. Örneğin üretim tesislerinde bulunan iş makinelerinin programlanmasında etkin bir rolü vardır. ERP ise daha çok verilerle ilgilenir. Yazılım sayesinde analizler sunar ve çalışanların iş yükünü azaltarak doğru bilgi akışı sağlar.